Modalidades para contratar personas en Colombia

MODALIDADES PARA CONTRATAR PERSONAS EN COLOMBIA.

¿QUÉ OPCIÓN ELEGIR?

Recientemente, mientras trabajábamos en la planeación financiera y fiscal de algunos clientes, identificamos que la forma en que contrataban proveedores —ya sea por prestación de servicios, como freelance o empleados— podía marcar la diferencia entre números negativos y positivos. Además, observamos cómo la falta de planeación y análisis legal para finalizar estos contratos llevó a uno de ellos a endeudarse y pagar altas indemnizaciones.

La contratación de servicios debe decidirse con base en los siguientes aspectos clave:

1. La labor y el tiempo necesarios, considerando su vínculo con la actividad productora de ingresos

Este punto es crucial. No puedes prestar un servicio o vender un producto a un cliente en condiciones que resulten más costosas que el ingreso que recibirás.Por ejemplo:

• Si tienes un contrato con un cliente por 6 meses que requiere mano de obra presencial en sus instalaciones, pero contratas a tus colaboradores bajo un contrato laboral de mayor duración (por ejemplo, a término indefinido o por un año), puede que al principio no observes pérdidas. Sin embargo, una vez finalice el contrato y debas asumir indemnizaciones, tus finanzas podrían quedar en rojo.

• En la producción de un producto, es fundamental considerar el rendimiento y productividad del personal contratado. Si este no cumple con los tiempos acordados y necesitas pagar horas extras para cumplir con la entrega, esto impactará negativamente en tus costos.

Además, es importante estar preparado para imprevistos como accidentes, enfermedades o calamidades que puedan impedir que el personal cumpla con sus funciones en el tiempo estipulado.

2. Realizar contratos que permitan evaluar la idoneidad del personal

Es un error contratar personas bajo términos que generen altos costos para la empresa sin antes conocer su idoneidad. Tus proveedores deben aceptar acuerdos que te permitan evaluar su desempeño, conocimiento y productividad, asegurándote de que cumplan con los tiempos y costos establecidos. Recuerda, los proveedores deben adaptarse a tus objetivos de crecimiento, no al revés.

3. Establecer un porcentaje de costos en función de los ingresos obtenidos por la venta

Los costos de mano de obra deben presupuestarse y proyectarse considerando el precio de tus productos o servicios, incluyendo posibles imprevistos. Esto implica determinar qué porcentaje máximo de tus ingresos puede destinarse al pago de mano de obra y, a partir de ese valor, definir el tipo de contrato adecuado.

Impacto financiero de las modalidades de contratación en Colombia

A continuación, se describen las principales modalidades de contratación en Colombia y su impacto en los costos financieros:

Contrato laboral

Implica costos como:

• Salarios y prestaciones sociales: Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.

• Aportes parafiscales: Seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales) y aportes a cajas de compensación, SENA e ICBF.

• Otros costos obligatorios:

  • Dotación de uniformes o herramientas de trabajo.

  • Implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (obligatorio desde el primer empleado).

  • Cumplimiento de normas del Ministerio de Trabajo, como permisos para horarios adicionales o trabajos de riesgo.

  • Permisos, incapacidades y licencias obligatorias.

  • Indemnizaciones, cuando aplican.

Contratación por prestación de servicios (freelance)

Implica:

• Honorarios profesionales.

  
  

  Aunque puede parecer más económica, es necesario evaluar:

• Riesgos legales: Si el contrato incluye subordinación, horarios o elementos propios de un contrato laboral, podrías estar obligado a asumir las cargas propias de un empleado.

• Cumplimiento de seguridad social: Si el freelance no realiza sus aportes, los honorarios pagados no serán deducibles en los impuestos, lo que incrementará los costos fiscales.

• Cláusulas de alcance y responsabilidad: Al no ser exclusivo de tu empresa, es esencial establecer claramente los términos para garantizar cumplimiento en tiempos y calidad.

Contratos Outsourcing

Es una opción para delegar procesos y evitar cargas laborales directas. Sus ventajas incluyen:

• No necesitas un personal especializado para manejar las funciones subcontratadas.

• Todas las obligaciones laborales recaen en la empresa de outsourcing.

• Puedes enfocarte en tu negocio principal mientras un tercero se encarga de las funciones delegadas.

Impacto financiero:

• Las empresas de outsourcing suelen ofrecer paquetes mensuales o por proyecto que incluyen honorarios, tecnología y soporte. Aunque su costo puede ser más elevado que el de un empleado individual, integran múltiples beneficios.

Consejos prácticos para elegir la modalidad adecuada

Dado que cada modalidad tiene un impacto fiscal y financiero diferente, es importante:

1. Medir el impacto en los costos internos y tercerizados, proyectando valores máximos para cada eventualidad.

2. Evaluar la idoneidad y eficiencia del personal para garantizar la calidad de los productos o servicios.

3. Asegurar que los costos de contratación estén dentro del presupuesto establecido para el costo de venta.

4. Incluir una etapa de evaluación antes de realizar acuerdos a largo plazo.

Bono final

Una planeación fiscal y financiera adecuada minimiza o elimina los riesgos de costos no previstos en cualquier modalidad de contratación.

Liliana Frasés

De CEO a CEO